사실확인서 작성요령, 확실하게 알려드려요
회사나 학교, 관공서에 제출할 서류를 준비하다 보면 사실확인서 작성요령이 궁금해지는 순간이 있죠. 어떤 항목을 넣어야 하는지, 어떤 문구를 써야 반려되지 않는지... 막상 직접 작성하려면 막막할 수밖에 없어요. 공문서 형식에 맞지 않으면 다시 제출해야 하는 번거로움도 생기고요!!
이 글에서는 사실확인서 작성방법부터 실제 예시까지, 실무에서 바로 활용할 수 있는 내용을 정리해드릴게요.
사실확인서란 무엇인가요?
사실확인서는 개인이나 기관이 특정 사실을 객관적으로 증명하기 위해 작성하는 공적 문서예요. 주민등록등본이나 재직증명서처럼 공식 증명서를 발급받기 어려운 경우, 대신 사용할 수 있는 서류죠.
예를 들어 회사에서 재직 중이지만 인사팀이 없어서 재직증명서를 바로 발급받기 어렵다면, 대표나 상사가 작성한 사실확인서로 대체할 수 있어요. 학교나 경찰서, 주민센터 등 다양한 곳에서 요구하는 경우가 많아서 작성법을 알아두면 유용합니다.
• 근무 경력 및 재직 증명
• 거주 및 동거 사실 확인
• 학교 활동 및 경력 입증
• 사건·사고 관련 사실 확인
• 기타 공식 증명서를 대체하는 용도
다만 허위로 작성하면 형사처벌 대상이 될 수 있으니, 반드시 사실만 기재해야 해요.
사실확인서 작성요령, 기본 구조 먼저 알기
사실확인서 작성요령의 첫 번째는 기본 구조를 정확히 이해하는 거예요. 아무리 내용이 좋아도 형식이 맞지 않으면 반려될 수 있거든요.
| 구분 | 내용 | 작성 예시 |
|---|---|---|
| 제목 | 문서명 명시 | 사실확인서 |
| 작성자 정보 | 성명, 주소, 연락처 | 홍길동 / 서울시 강남구 테헤란로 123 / 010-1234-5678 |
| 사실내용 | 사실관계 명시 | 본인은 2023년 5월부터 ㈜에듀서브에 재직 중임을 확인합니다. |
| 용도 | 제출처 및 사용 목적 | ○○기관 제출용 (근무경력 증명) |
| 작성일 | 발급일자 | 2025년 11월 5일 |
| 서명/날인 | 작성자 및 기관 직인 | 홍길동 (서명) / ㈜에듀서브 직인 |
위 항목들이 하나라도 빠지면 서류 효력이 없어질 수 있어요. 특히 서명이나 날인은 꼭 확인하세요!!
사실확인서 작성방법, 핵심 요령 5가지
이제 실제로 사실확인서 작성방법을 단계별로 알아볼게요. 이 5가지만 지키면 반려될 일이 거의 없어요.
추측이나 감정 표현은 절대 금지예요. "성실히 근무하였다"처럼 주관적 평가 대신 "2023년 3월부터 2024년 6월까지 근무하였다"처럼 명확한 기간과 사실만 적어야 해요.
제출처가 경찰서인지 법원인지, 학교인지에 따라 문구가 달라져요. 경찰서에 제출하는 경우라면 사건번호나 구체적 날짜를 명시하는 게 좋고, 회사 제출용이라면 근무 부서와 직급까지 넣는 게 좋아요.
날짜는 "YYYY년 MM월 DD일" 형식으로 통일하고, 주소는 전체 주소를 기입해야 해요. 직인은 빠뜨리지 않도록 주의하세요!!
성명, 주민번호 앞자리, 연락처 등이 정확한지 다시 한번 확인하세요. 오타 하나 때문에 다시 제출하는 경우가 많아요ㅠㅠ
필요한 경우 근거서류(사진, 영수증, 계약서 등)를 함께 첨부하고, 문서 하단에 "첨부: ○○ 1부" 형식으로 표시하세요.
기관별 사실확인서 작성 차이점
제출하는 기관에 따라 사실확인서 작성요령이 조금씩 달라요. 각 기관별 특징을 정리해드릴게요.
| 기관 | 특징 | 주의사항 |
|---|---|---|
| 주민센터 | 거주, 동거, 사실 관계 확인 | 서면 작성 및 본인 방문 필수 |
| 학교/교육청 | 재학, 경력, 활동 증명 | 공문형식 + 학교장 직인 필수 |
| 경찰서 | 사건·사고 확인 | 수사기록번호 포함 필수 |
| 회사 | 근무, 소득, 퇴직 확인 | 대표이사 직인 필수 |
제출 전에 반드시 해당 기관에 문의해서 사실확인서 양식이나 필수 항목을 확인하세요. 일부 기관은 자체 양식을 제공하기도 해요.
실제 사용할 수 있는 사실확인서 예시
이제 바로 활용할 수 있는 사실확인서 예시를 보여드릴게요. 상황에 맞게 내용만 수정해서 사용하시면 돼요.
사 실 확 인 서
성명: 홍길동
주민등록번호: 901234-1******
주소: 서울특별시 강남구 테헤란로 123, 456호
연락처: 010-1234-5678
사실 내용:
상기 본인은 2023년 3월 1일부터 2025년 11월 현재까지 ㈜에듀서브(사업자등록번호: 123-45-67890)에서 마케팅팀 대리로 재직 중임을 확인합니다.
용도: ○○은행 대출 신청용
2025년 11월 5일
작성자: 홍길동 (서명 또는 인)
회사명: ㈜에듀서브
대표이사: 김철수 (직인)
위 사실확인서 예시처럼 필수 항목들을 빠짐없이 넣고, 날짜와 서명은 꼭 확인하세요!!
자주 하는 실수와 반려 사례
사실확인서 작성방법을 알아도 실수는 생기기 마련이에요. 자주 발생하는 반려 사례를 정리해드릴게요.
1. 작성자 서명 누락
서명이나 날인이 없으면 법적 효력이 없어요. 반드시 서명하거나 도장을 찍어야 해요.
2. 날짜/주소 불일치
주민등록상 주소와 다르거나, 날짜 형식이 맞지 않으면 행정기관에서 반려해요.
3. 불명확한 사실 기재
"약 3년 근무"처럼 애매하게 쓰면 안 돼요. "2022년 1월부터 2025년 1월까지 근무"처럼 정확히 써야 해요.
4. 기관 직인 미포함
회사나 기관 제출용이라면 대표 직인이 필수예요. 직인 없이 제출하면 대부분 반려돼요ㅠㅠ
이런 실수들만 피하면 한 번에 서류 제출 성공할 수 있어요!!
제출 전 최종 체크리스트
마지막으로 사실확인서 제출 전에 꼭 확인해야 할 항목들을 정리해드릴게요.
| 점검 항목 | 확인 내용 |
|---|---|
| 제목 표기 | "사실확인서" 또는 "사실 확인서" 명시 |
| 인적사항 | 이름, 주민번호, 주소, 연락처 정확히 기입 |
| 사실 내용 | 구체적 날짜와 명확한 사실만 기재 |
| 서명/날인 | 본인 서명 또는 기관 직인 포함 |
| 제출 용도 | 어느 기관에 제출하는지 명시 |
| 작성일자 | YYYY년 MM월 DD일 형식 준수 |
위 항목들을 하나씩 체크하면서 확인하면, 사실확인서 작성요령에 맞춰 완벽한 서류를 만들 수 있어요.
제출 전에 사본을 한 부 더 만들어두세요. 나중에 재발급이 필요할 때 원본을 참고하면 훨씬 빠르게 작성할 수 있어요!!