사실확인서 양식, 기관 제출용 표준 서식과 작성 예시

주민센터나 회사에 제출할 사실확인서 양식을 찾고 계신가요? 사실확인서는 특정 사실을 공식적으로 증명하기 위해 작성하는 문서인데요... 생각보다 어떤 항목을 넣어야 하는지, 어떻게 작성해야 반려 안 당하는지 고민되더라고요. 이 글에서는 사실확인서 양식의 표준 구조부터 실제 작성 예시, 기관별 서식 차이까지 깔끔하게 정리해드릴게요!!

사실확인서란 무엇인가요?

사실확인서는 개인이나 단체가 특정 사실을 공적으로 증명하기 위해 작성하는 공식 문서입니다. 주민센터, 회사, 학교, 경찰서, 법원 등 다양한 기관에서 사용되고 있어요.

주로 거주 사실, 근무 사실, 사고 발생 사실, 경력 사실, 가족관계 등을 증빙할 때 필요한데요. 제출처에 따라 사실확인서 양식이 조금씩 다를 수 있어서, 어떤 양식이 필요한지 미리 확인하는 게 중요합니다.

사실확인서가 필요한 대표적인 경우
• 주민센터: 거주지 확인, 전입신고 관련
• 회사: 재직증명 또는 경력 확인
• 학교: 재학 또는 졸업 사실 증명
• 경찰서: 사고 발생 사실 확인
• 법원: 소송 관련 사실관계 입증

사실확인서 양식의 기본 구조

사실확인서 양식에는 반드시 포함해야 할 항목들이 있습니다. 아래 표를 참고해서 빠짐없이 작성하시면 됩니다.

항목	필수 여부	작성 내용 예시
문서명	필수	사실확인서
제목(용도)	선택	근무사실확인서, 거주사실확인서 등
작성자 성명	필수	홍길동
주민등록번호	선택	900101-1******
주소	필수	서울특별시 강남구 테헤란로 123
연락처	필수	010-1234-5678
사실 내용	필수	본인은 2022년 3월부터 ㈜에듀서브에 근무하고 있음을 확인합니다.
작성일자	필수	2025년 11월 5일
서명/직인	필수	(서명 또는 회사 직인)
비고	선택	제출기관명 등 기재 가능

위 항목들 중에서 문서명, 성명, 주소, 사실 내용, 작성일자, 서명은 절대 빠뜨리면 안 됩니다. 이 중 하나라도 누락되면 행정기관에서 반려될 수 있어요ㅠㅠ

표준 사실확인서 양식 예시

실제로 사용할 수 있는 사실확인서 예시를 보여드릴게요. 아래 형식을 복사해서 상황에 맞게 수정하시면 됩니다.

【 사실확인서 】

1. 작성자 정보
• 성명: 홍길동
• 주민등록번호: 900101-1******
• 주소: 서울특별시 강남구 테헤란로 123
• 연락처: 010-1234-5678

2. 확인 내용
본인은 2022년 3월 1일부터 ㈜에듀서브(서울시 강남구 소재)에서 마케팅팀 과장으로 재직 중임을 확인합니다.

3. 작성 목적
OO은행 대출 심사용 제출

위 사실을 확인하며, 허위 사실 기재 시 법적 책임을 질 것을 확약합니다.

2025년 11월 5일
작성자: 홍길동 (서명 또는 인)
제출처: OO은행 강남지점

위 사실확인서 서식은 가장 기본적인 형태이고, 제출처나 목적에 따라 항목을 추가하거나 삭제할 수 있습니다.

기관별 사실확인서 양식 차이

제출하는 기관에 따라 사실확인서 양식이 조금씩 다를 수 있어요. 대표적인 유형별로 정리해드릴게요.

구분	발급기관	특징	필수 항목 예시
거주사실확인서	주민센터	거주기간, 주소 상세 기입	"서울시 강남구 테헤란로 123 거주(2022.3~현재)"
근무사실확인서	회사/기관	근무기간, 직위, 부서 명시	"2023.1~2025.10 / 과장 / 마케팅팀"
사고사실확인서	경찰서	사건일시·장소 명확히 기재	"2024.9.12 / 강남구 테헤란로 / 교통사고 발생"
경력사실확인서	교육청·학교	재직 및 담당업무 설명	"2021.3~2023.2 / 담임교사 / OO초등학교"

Tip

기관별 양식 다운로드 방법
정부24 또는 해당 기관 홈페이지에서 '사실확인서 양식'을 검색하면 공식 서식을 받을 수 있어요. 특히 주민센터나 경찰서는 자체 양식이 있는 경우가 많으니 먼저 확인해보세요!!

사실확인서 작성 시 주의사항

사실확인서 작성법에서 가장 중요한 건 정확성과 형식입니다. 아래 주의사항을 꼭 확인하세요.

절대 지켜야 할 5가지

1. 허위 작성 금지
형법 제137조 위반 시 공문서위조 및 위계에 의한 공무집행방해죄가 적용될 수 있습니다. 거짓 정보는 절대 작성하면 안 돼요ㅠㅠ

2. 날짜·주소 정확히 일치
주민등록등본이나 사업자등록증의 정보와 불일치하면 반려됩니다. 특히 주소는 도로명주소로 정확하게 기재하세요.

3. 서명 또는 직인 누락 금지
서명이나 직인이 없으면 법적 효력이 없습니다. 행정기관에서 대부분 반려 처리돼요.

4. 공식 문체 사용
"합니다"로 종결하며, 개인 감정이나 불필요한 서술은 생략합니다. 간결하고 객관적으로 작성하세요.

5. PDF 변환 시 서명 포함 확인
전자파일로 제출할 때는 전자서명 또는 스캔본 첨부가 필수입니다.

특히 사실확인서 문서양식을 다운로드해서 사용할 때는 제출처가 요구하는 형식에 맞는지 꼭 확인하세요. 기관마다 요구사항이 다를 수 있거든요.

파일 형식별 작성 팁

사실확인서 다운로드 후 어떤 파일 형식으로 작성해야 할지 고민되시죠? 각 형식별 특징과 활용 팁을 정리했습니다.

파일 형식	특징	활용 팁
HWP (한글)	공공기관 기본 서식	공문용 기본 폰트(바탕체, 12pt) 사용 권장
DOC/DOCX (워드)	기업, 외국기관 제출용	상단에 회사 로고 삽입 가능
PDF	온라인 제출용 최적	스캔본 또는 전자서명 포함 필수

파일 형식 선택 가이드
• 주민센터, 구청 → HWP 선호
• 일반 기업, 은행 → DOC 또는 PDF
• 온라인 제출 → PDF (전자서명 포함)
• 해외 기관 → DOC 또는 PDF (영문 작성)

특히 PDF로 변환할 때는 서명 부분이 잘 보이는지 확인하세요. 흐릿하거나 누락되면 다시 제출해야 할 수도 있어요...

제출 전 최종 체크리스트

사실확인서 양식 작성을 완료하셨다면, 제출 전에 아래 항목들을 마지막으로 점검하세요.

확인 항목	체크
문서명 '사실확인서' 포함	✓
성명, 주소, 날짜 정확 기재	✓
서명 또는 직인 포함	✓
사실 내용 객관적 작성	✓
제출처 맞춤 문구 반영	✓
첨부서류 준비 완료	✓